노인요양시설 설치신고 운영규정과 설치신고 공문작성

1. 운영규정

사업계획서라는 산을 넘으면 운영규정이 기다리고 있다. 운영규정은 단체나 기관을 운영하기 위한 방향 및 규칙을 적은 문서를 의미하는데, 법적인 구속력은 없으나 해당 기관 또는 조직 내부에서는 효력을 발휘한다. 사업, 조직, 인사, 급여, 회계, 물품, 기타 시설 운영에 관한 규정이 수록되어 있다.

 

1) 운영규정에 포함되어야 할 사항

「노인복지법 시행규칙』 별표 5와 별표 10의 운영 기준에 따르면, 운영규정에 포함되어야 할 사항이 나와 있다. 요약해 보면, 이용정원, 이용계약사항, 이용료에 관한 사항 서비스 내용, 특별 보호의 경우 서비스 기준, 의료절차, 시설 물 주의사항, 배상책임보험, 운영규정 개정방법, 운영위원회 설치 • 운영 등이다. 단어와 문장만 봐서는 어떻게 작성하라는 것인지 솔직히 알 길이 없다.

 

2) 운영규정 자료를 검색해 보자

우선, 인터넷 포털사이트에서 '사회복지시설 운영규정 매뉴얼'을 검색해 보자. 많지는 않지만 지역복지재단 등에서 발간한 자료를 다운로드할 수 있다. 인터넷에서 자료를 찾지 못했다면, 해당 지역 복지재단이나 협의회 등에 전화해서 문의하는 방법도 있다. 이 매뉴얼의 제작 취지가 자기들만 보려고 만든 것이 아니라 복지시설 운영의 투명성 • 공공성 • 효율성 제고를 위한 것이며, 시설 관계자들이 적절히 활용하라고 만들었기 때문에 요청이 가능하다. 문제는 장기요양기관에 맞힌 것이 아니라 모든 종류의 시설에서 공통으로 적용할 수 있도록 만들었기 때문에 내용이 엄청나게 방대하다는 점이다. 따라서 곧바로 사용하기 어렵고 내용을 검토한 후 필요한 것들만 추출하는 작업을 해야 한다. 만약 이 매뉴얼을 바탕으로 운영규정을 만든다면 「노인복지법 시행규칙」을 준수할 뿐 아니라 향후 체계적인 기관 운영이 가능해질 것이다. 또한 노인요양시설 사무행정 업무를 체계적으로 학습할 수 있는 기회가 되기도 할 것이다. 그러나 솔직히 370페이지에 달하는 방대한 내용을 검토하기란 쉽지 않다. 갈 길은 멀고 할 일은 너무 많다.

 

3) 현실적인 방법

결국, 현실적인 방법을 생각할 수밖에 없다. 사업계획서에서 이미 설명했던 방법이다. 즉, 인터넷 포털사이트에서 자신이 설립하고자 하는 시설 유형에 맞는 운영 규정을 검색하는 것이다. 곧바로 다운로드할 수 있게 업로드해 놓은 것도 있지만 화 면에서 볼 수만 있게 하거나 해당 시설 홈페이지로 링크해 놓은 경우도 있다. 어떤 방법이 되었건 다른 기관에서 사용하고 있는 운영규정을 참고하는 것은 어렵지 않다. 또한 운영규정이라는 것이 별로 창의적인 산물이 아니어서 기관마다 차이가 크지도 않기 때문에 대부분의 기관들도 타 기관의 자료를 실정에 맞게 수정한 것으로 볼 수 있다. 따라서 사업계획서를 참고할 때에 비해서는 조금 가벼운 마음으로 참고할 수 있다. 타 기관 자료를 활용하더라도 잊지 말아야 할 것은 「노인복지법 시행규칙」에서 반드시 포함시켜야 할 사항으로 제시한 내용은 빠뜨리지 말아야 한다는 것이다. 그리고 자신의 시설 실정에 맞게 재수정 과정을 거쳐야 한다는 점과 용어 등에 신경 써야 한다. 또한 최소한 3~4개 기관 자료를 통합적으로 살피고 참고해야 한다.

 

 

2. 설치신고

공문 작성 장기요양기관 설립에 대한 법정서류를 작성했으면, 공문을 만들어야 한다. 시• 군 • 구를 포함하여 외부기관과 업무에 관한 서류를 주고받을 때는 공문을 사용하기 때문이다. 물론 기관 내부에서도 내부기안 또는 내부결재라는 공문을 사용하기도 하지만 외부기관과 일할 때는 반드시 공문이 필수다.

 

1) 공문 작성 전 준비사항

그런데 공문 양식도 없고 직인도 없으니 공문을 만들 수 없다. 필요에 따라 기관 로고를 만들어 공문 상단에 표기하기도 한다. 일단, 쉬운 것부터 하자면 직인을 만들어야 한다. 직인은 보통 사각과 원형이 있는데, 일반적으로 정사각형을 사용하며 사업자등록에 명기된 기관명으로 제작한다. 간혹 요양시설과 재가기관을 모두 설립할 경우 직인 하나에 시설명과 재가기관명을 함께 넣는 경우가 있는데, 향후 운영을 고려할 때 별로 추천하고 싶지 않다. 직인은 인감과 같은 역할을 하기 때문에 만들어놓고 그냥 사용하면 되는 것이 아니라 '사회복지시설정보시스템과 장기요양시스템'에 등록한 후 사용해야 한다. 직인을 만들면서 계인과 결재인을 함께 만드는 것이 좋다. 계인은 기관에서 발급하는 확인서(재직 • 경력증명서, 자원봉사 확인서, 본인부담금 확인서 등) 등의 작성대장에 사용되는 것이다. 결재인은 결재자가 서명 대신 사용할 수 있도록 만든 도장이다. 전자직인을 만들지 말고 실제 도장을 만들어야 하며, 도장 파는 곳이나 인터넷에서 진행할 수 있다.

 

2) 공문 양식 만들기

공문 양식을 만들어야 한다. 인터넷에서 공문 양식을 검색하면 수많은 자료를 참고할 수 있다. 그중 적당한 것을 골라 참고하면서 한글 또는 워드로 만들면 된다. 사실상 노인요양사업을 하면서 공문은 주로 전산시스템으로 처리하기는 하나 가끔씩 종이 공문이 쓰이는 경우가 있다. 공문 양식은 내부적으로 결재 처리하고 사용하면 되고 수정이 가능하지만 너무 자주 변경시키는 것은 좋지 않다.

공문 작성 요령은 크게 세 가지로 구분된다.

첫째, 간단한(형식적인) 인사말, 둘째, 공문 발송 사유, 셋째, 첨부서류 목록 등이다. 공문에서 중요한 부분은 날짜와 문서 번호인데, 아마도 설립 신청서류의 문서번호가 1번이 될 것이다. 공문에 사용할 기관 로고를 제작하고자 한다면 별도의 비용이 들어간다. 로고는 반드시 제작해야 하는 것도 아니고 비용이 꽤 들어갈 수 있지만 기관 이미지 제고를 위해 제작하기도 한다. 소규모 기관이라면 굳이 무리해서 제작하지 않아도 무방하다. 로고는 공문에만 사용되지 않고, 명함과 홍보전단지 등 홍보물에도 사용된다. 제작할 계획이면 인터넷이 비교적 싸고, 가격은 10만 원부터 천차만별이다.