노인장기요양기관 설립인가 직후 처리 사항

1) 확인을 위해서 사업주도 업무를 익혀야 한다

과거에는 공문을 종이서류로 작성했었고 대부분의 업무 연락을 전화나 팩스로 했었지만 지금은 대부분 전산으로 처리한다. 특히, 노인요양사업에서는 사회복지시설정보시스템과 장기요양정보시스템으로 중요한 업무를 대부분 처리한다. 따라서 이런 시스템을 다루지 못하면 사실상 업무를 볼 수 없다. 해당 기관에 어느 정도 전산을 다룰 수 있는 사람이 있다면 다행이지만 그렇지 않을 경우 난감할 따름이다. 전산을 다룰 직원이 있으면 사업주나 시설장은 굳이 배우지 않아도 될 것이다. 그러나 해당 직원이 공석이라면 어찌할 것인가. 물론 시급을 다투는 일은 그리 많지 않다. 그렇더라도 언젠가는 처리해야 할 일을 마냥 미룰 수도 없는 노릇이다. 이럴 때 어느 정도 시스템의 원리를 알고 있으면 전화나 원격을 통한 지원이라도 받을 수 있다. 뿐만 아니라 사무직원이 일을 제대로 했는지, 빠뜨린 것은 없는지 확인할 수 있는 안목을 갖게 된다. 청구와 같이 중요한 업무를 실수할 경우 재정적으로 큰 타격을 받게 되는데. 결과적으로 확인하지 않은 사업주의 책임이 더 큰 법이다.

 

2) 공인인증서

여기에서는 본격적인 전산 시스템을 다루기에 앞서 전산 시스템에 들어갈 수 있는 키. 즉 열쇠가 되는 공인인증서를 살펴보려고 한다. 인터넷뱅킹 또는 스마트뱅킹을 이용해 본 사람이라면 공인인증서가 무엇인지 알고 있을 것이다. 마치 현관문 번호 키를 누르고 집에 들어가는 것과 같이 자신의 은행계좌에 들어가기 위한 비밀번호라고 보면 된다. 현관문 번호 키와 다른 것은 입금 및 이체할 때도 이 비밀번호가 있어야 하고, 컴퓨터 파일 형태로 컴퓨터나 스마트폰 내부에 저장된다는 점이다.

 

3) 개인용 공인인증서

공인인증서는 개인용과 기관용(또는 법인용)으로 나뉘며, 사회복지시설정보시스템에서는 개인용을 사용하고 장기요양정보시스템은 기관용을 사용한다. 개인용은 시중 은행에서 만들어야 한다. 가장 가까운 은행 창구를 방문하여 인터넷뱅킹을 신청하러 왔다고 하면 된다. 공인인증서를 만들어달라고 하는 것이 아니다. 기존에 사용하던 통장을 인터넷뱅킹에 연동시킬 수도 있고, 신규로 통장을 개설하여 인터넷뱅킹을 신청할 수도 있다. 신청서를 작성할 때 주의할 점은 비밀번호 종류가 총 3가지이므로 잘 구분해야 한다. 통장 비밀번호(4자리), 이체 비밀번호(6자리), 공인인증서 비밀번호로 구분되고 자신이 만든 비밀번호 중 기호와 영문의 대문자와 소문자를 헷갈릴 수 있으니 주의해야 한다. 은행에서는 신청서를 작성하고 공인인증서 비밀번호만 가지는 것이지 공인인증서 자체를 받아오는 것은 아니다. 공인인증서를 사무실 컴퓨터에 저장하는 일은 은행이 대신해주지 않으니 자체적으로 해야 한다. 인터넷에서 공인인증서를 발급받는 방법은 다소 복잡하다. 농협을 예를 들어보자면, 우선 포털사이트에 농협을 검색하고, NH농협 하단의 '개인 인터넷뱅킹'과 '기업 인터넷뱅킹' 중 개인인터넷뱅킹을 선택한다. 화면이 바뀐 후 '인터넷뱅킹 보안프로 그램 설치안내'가 뜨는데 당황하지 말고 하단의 '통합설치페이지 이동'으로 가서 '전체설치'를 클릭하면 된다. 프로그램이 모두 깔렸다는 메시지가 뜨면 이제 공인인증서를 컴퓨터에 심을 준비가 된 것이다. 다음으로 할 일은 '공인인증센터'로 들어가면 되는데, 홈 화면의 '로그인' 바로 오른쪽에 공인인증센터'를 클릭하면 공인인증서 화면이 나온다. 여기에서 인터넷뱅킹 창을 처음 이용하는 사람은 '공인인증서 발급/재발급'으로 들어가고, 기존에 인터넷뱅킹을 하고 있고 공인인증서를 갖고 있으면 타행/타기관 인증서 등록으로 들어가면 된다. 필자의 경우 이미 인터넷뱅킹을 하고 있고 공인인증처를 갖고 있으므로 타행/타기관 인증서 등록으로 진행하자면 아래 그림과 같이 '본인확인'절차를 거친 후 타행/타기관 인증서 조회로 넘어간다. 타행/타기관 공인인증서가 저장된 곳이 컴퓨터인지 USB인지 선택한 후 비밀번호를 입력하면 조회가 이루어진다. 처음으로 인터넷뱅킹을 하는 사람은 공인인증센터에서 공인인증서 발급/재발급을 선택해야 한다. 하단의 공인인증서 암호는 은행에서 신청서 작성 당시 본인이 만든 암호이므로 신청서를 확인한 후 입력한다. 이후부터는 순서대로 진행하면 된다. 공인인증서는 은행/보험용과 범용이 있는데, 주식을 하거나 대부업 대출을 받지 않는 한 무료인 은행/보험용을 등록하면 된다.

 

4) 공인인증서 컴퓨터 저장

공인인증서는 컴퓨터 하드디스크 C 또는 D드라이브 어디든 저장할 수 있고, USB에 추가로 저장할 수도 있다. 또한 다른 컴퓨터에서도 사용할 수 있게 복사해서 옮겨 놓을 수 있다. 다른 컴퓨터 또는 USB에 공인인증서를 복사하는 방법은 두 가지가 있는데, 은행 사이트에서 공인인증서 저장 작업을 반복하거나 최초 공인인증서를 다운로드한 컴퓨터에서 파일을 찾아 복사하는 방법이 있다. 컴퓨터에 저장된 공인인증서 파일 이름은 항상 'NPKI'이다. 국민은행이건 신한은행이건 농협이건 상관없이 항상 파일명이 'NPKT'이다. 한 컴퓨터에서 두 사람 이상이 인터넷뱅킹을 한다면 각각 공인인증서를 발급받게 되는데, 이용자가 달라도 파 일명은 'NPKT'로 동일하다. 같은 이름의 파일을 저장하려고 하면 기존 것은 없어지고 새로운 것만 살아남기 때문에 여러 명이 동시에 공인인증서를 사용할 수 없다. 이때는 저장 위치를 달리하면 된다. 철수는 C드라이브에 영희는 D드라이브에 만수는 USB에 담으면 된다. 그리고 파일명이 같아서 어떤 것이 누구 것인지 모를 때가 있다. 이때는 'NPKI'를 클릭해 보면 어떤 사람의 공인인증서인지 확인할 수 있다.

 

5) 기존 공인인증서도 사용 가능하다

현재 인터넷 또는 스마트폰뱅킹을 하는 사람이라면 사용 중인 공인인증서를 그대로 사용하면 된다. 다만, 현재 사용 중인 공인인증서 유효기간이 얼마 남지 않았다면 기간 만료 전에 갱신해야 한다는 점을 꼭 기억해야 한다. 공인인증서는 보통 유효기간이 1년이므로 그전에 갱신해야 한다. 공인인증서가 발급되었다고 해서 곧바로 사회복지시설정보시스템을 사용할 수는 없다. 바로 시설코드가 있어야 등록이 가능하므로 이 부분은 시설코드 파트를 참조하기 바란다.

 

6) 기관용 공인인증서

'장기요양시스템'을 사용하기 위해서는 개인용이 아닌 기관용 공인인증서를 사용해야 하는데 이것은 은행이 아니라 해당 지역 관할 건강보험공단을 찾아가야 한다. 공단을 방문하기 전에 준비해야 할 서류는 사업자등복층 사본 1부, 대표자 주민등록증 앞뒤 복사본 1부(원본 지참), 인감도장이다. 서류를 갖고 공단 지사를 방문해서 장기요양 공인인증서 발급 신청하러 왔다고 하면 해당 부서로 안내를 해줄 것이다. 현장에서 공인인증서 발급 신청서를 작성하고 인감 날인해서 제출하면 접수증등록번호를 줄 것이다. 개인 공인인증서의 경우와 마찬가지로 건강보험공단에서 공인인증서를 만들어주는 것이 아니라 인터넷에 등록할 수 있는 번호만 받아 오는 것이다. 만약, 대표자(사업주)가 직접 방문이 어려울 때는 대리인을 선임해야 하는데, 이 때는 대표자 인감증명서(법인인 경우 법인 인감증명서)를 가지고 가야 한다. 대리인을 선임하면 대개 위임장이 필요하지만 아직 사업 시작 전이라 이것까지 요구하지는 않는다. 개인용 공인인증서는 은행 홈페이지에서 등록했다면, 기관용은 은행이 아닌 '한국정보인증(https://www.signgate.com)'에서 등록한다. 한국정보인증 사이트의 공인인증서 신청에서 개인이 아니라 사업자를 선택해야 한다. 그런데 공인인증서 종류가 너무 많고, 비용도 상당히 비싸다. 가장 싼 것이 10만 원이나 한다. 뭔가 이상하다는 느낌을 받을 것이다. 공인인증서 몇 개를 클릭해서 사용용도를 보면, '전자계약, 전자입찰, 전자세금계산서' 등에 사용된다고 표기되어 있다. 즉, 유료 공인인증서들은 노인요양사업과 관계가 없다. 장기요양기관에서 사용하게 될 공인인증서는 유료가 아니라 무료여야 한다. 그래 서 '개인/법인사업자' 부분을 클릭하면 새로운 창이 나온다. 여기서 '사업자 상품 전체 보기'를 클릭하고 화면 가장 아래쪽을 보면 '보건복지전용'이라는 상품이 있을 것이다. 이것은 보건복지 분야 서비스기관에서 사용되는 것으로 무료라고 표시되어 있다. 노인요양사업은 바로 이것을 받으면 된다. 바로 신청을 누르고, 약관 모두에 동의한 후, 업체명과 사업자등록번호를 입력하면, 신청정보를 입력하는 화면이 보인다. 기관에 관한 상세 내역을 입력한 후 안내점자를 따라 하면 기관용 공인인증서를 컴퓨터에 저장할 수 있게 된다. 저장방법은 개인용과 동일하다.

 

7) 시설코드

현재를 살아가는 사람들은 자신을 증명하기 위해 주민등록번호가 있어야 한다. 이뿐 아니라 각종 소유권, 증명서 등 수많은 코드에 얽매여서 살고 있다. 머릿속에 담아둘 수 없을 만큼 그 수가 많다. 그래도 무인도에서 혼자 사는 것이 아닌 이상 감수하면서 살아갈 수밖에 없다. 한 개인에게 부여된 기호, 코드, 일련번호도 수십 가지인데 하물며 사업을 하면 오죽 많겠는가. 사회복지시설정보시스템을 사용하기 위해서는 시설코드를 부여받아야 하고, 장기요양정보시스템은 기관기호가 있어야 한다. 기관기호는 별도로 신청하지 않아도 시설설치신고를 하고 나면 자동으로 부여받는다. 요양시설은 장기요양기관 지정서에, 재가기관은 재가장기요양기관 설치신고증명서에 기재되어 있다. 시 •군 •구와 관계되는 업무는 사회복지시설정보시스템으로 한다. 사회복지시설 정보시스템은 보육시설, 청소년수련시설을 제외한 대부분의 사회복지시설이 의무적으로 사용해야 하는 시스템이다. 이것을 사용하려면 시설코드가 있어야 하고, 요양시설과 재가기관을 동시에 운영한다면 각각의 시설코드를 발급받아야 한다. 우선, 보건복지부 사회복지시설정보시스템 홈페이지로 들어가서 상단 메뉴 중 소개를 클릭한다. 다음으로 시스템 사용안내를 열어보면, 시스템 사용 신청이 보일 것이다. 들어가 보면 사회복지시설, 장기요양기관, 재가장기요양기관, 사회복지법인 이렇게 4가지 유형이 제시된다. 노인요양사업과 관련된 유형은 장기요양기관과 재가장기요양기관인데, 요양시설이나 요양공동생활가정은 '장기요양기관'이 해당되고, 방문요양• 목욕 • 간호• 주야간 • 단기 • 복지용구는 '재가장기요양기관'을 선택한다. 다음으로 시설인허가번호, 즉 시설설치신고필증 또는 설치신고증명서에 기재된 번호를 입력하여 기관조회를 마친 후 기관 정보를 입력하면 된다. 시스템 사용 신청을 하고 나면 오후 5시에 담당자 휴대폰에 시설코드(5자리)와 임시 아이디 및 비밀번호가 전송된다. 첫 글자는 영문자(대문자)이고 나머지 4자리를 숫자로 구성되어 있다. 다시 사회복지시설정보시스템 홈페이지 홈으로 돌아와서 발급받은 시설코드와 아이디로 공인인증서를 등록해야 한다. 등록이 끝나면 임시 아이디와 비밀번호를 버리고 실제 사용할 것으로 수정해야 한다.