노인 장기요양기관 인력(변경) 신고

설치신고에서 설명했지만 설립인가를 받고 나서 실제 일할 직원을 사회복지시설정보시스템에서 신고절차를 밟아야 한다. 사회복지시설정보시스템은 워낙 방대해서 일일이 설명하기는 어렵다. 시스템 업무를 익히는 것도 만만치 않아서 사회보장정보원은 교육 홈페이지까지 별도 개설하여 사이버교육을 진행하고, 지역별 사회 복지협의회에서도 오프라인 강좌를 실시하고 있다. 그것도 전체가 아닌 회계, 인사 관리, 급여관리 등으로 세분화시켜서 진행하고 있는 실정이다. 그럼에도 인력(변경) 신고는 매우 중요하고 실수가 많은 분야인지라 여기에서는 자주 하는 실수를 중심으로 설명하고자 한다.

사회복지시설정보시스템은 요양시설(요양공동생활가정 포함)과 재가기관(방문요양/목욕/간호/주야간보호/단기보호/복지용구)이 분리되어 있다. 공인인증서는 동일한 것을 사용하더라도 시설코드가 달라서 작업창이 다르다. 요양시설용 시스템은 메뉴가 매우 복잡하고 많은데. 재가기관용은 상대적으로 단순하다. 요양시설용 시스템을 살펴보면 메뉴가 엄청나게 많아 놀라고 암담할 것이다. 그러나 모든 메뉴를 다 사용할 필요는 없으니 너무 걱정하지 않아도 된다. 한글이나 엑셀 프로그램을 불편함 없이 사용하는 사람들도 모든 메뉴를 다 알고 쓰는 것이 아니듯 필수적인 몇 가지만 익혀도 된다.

우선 '사회복지시설정보시스템' 사용방법에 대한 교육교재(매뉴얼)부터 다운로드하여 보자. 사회복지시설정보시스템 홈페이지 상단에 보면 알림이 있고 하위 메뉴에 자료실이 보일 것이다. 자료실 검색란에 '사회복지시설정보시스템'이라고 입력하고 검색을 누르면 아래 그림과 같이 최신 자료부터 목록이 나오게 된다. 가장 최근 것으로 다운로드하면 되는데, 3가지 영역으로 구분되어 있을 것이다. 인사/급여/세무/자산 과정과 회계 과정은 장기요양기관과 관련이 있으니 다운로드하여 놓을 필요가 있고, 후원관리 과정은 법인 시설이 아니라면 사용할 일이 별로 없을 것이다.

전산 업무를 해 본 적 있거나 컴퓨터에 익숙한 사람이라면 교재만 보고도 업무를 익힐 수 있지만 이런 업무에 어려움을 느끼는 사람이 있기 마련이다. 이런 사람들은 교재에서 설명하는 대로 동영상 교육을 받으면 도움이 될 수 있다. 동영상을 봐도 모르겠다면, 실제 업무를 하다가 사회보장정보원의 상담원들에게 전화해서 원격으로 업무를 지원해 달라고 요청하면 그들이 여러분의 컴퓨터에 접속해서 업무를 처리해 주니 너무 걱정하지 않아도 된다.

 

1) 요양시설 종사자 보고

요양시설용 시스템부터 살펴보자. 사회복지시설정보시스템에서 로그인하면 그 옆에 사회복지정보시스템 업무시작을 클릭해야 시스템이 구동된다. 인력신고를 하려면 먼저 상단 메뉴 중 인사/급여/세무/자산에서 인사관리를 클릭한다. 인력신고를 하려면 기초코드관리, 부서관리가 먼저 되어야 하는데, 설명이 필요한 부분은 인사카드 관리라 할 수 있다.

① 신규 버튼을 누른다. 화면에 주황색의 ✓ 표시가 있는 것이 있고 없는 것도 있다. 주황색의 ✓ 표시는 반드시 입력해야 한다는 의미이고, 표시가 없으면 선택사항이다. 직원번호는 1부터 시작해도 되고 기호를 붙여 TI, JKO1 이렇게 해도 상관없다. 호봉은 어차피 호봉제로 급여를 주는 것이 아닌 한 1호봉으로 기록해도 무방하다.

② 화면 중간 아래를 보면 기본사항, 신상명세서, 학력사항 등 입력해야 할 것이 상당히 많다. 사실상 직원으로부터 확보한 정보가 많지 않아 어차피 다 입력할 수도 없다. 핵심적인 것은 기본사항과 자격면허이다. 기본사항에는 주황색의 ✓ 표시가 하나밖에 없지만 입사구분, 전화, 주소 등은 입력해 두는 것이 업무에 도움이 된다. 

③ 자격면허는 규정과 밀접하고 나중에 공단 청구에서 환수될 수도 있는 항이므로 반드시 기재해야 한다. 자격면허를 입력하려면 '행추가'를 한다. 자격면허 입력 시 주의할 사항은 '자격, 면허코드'에서 요양보호사는 1급과 2급 중 2급을 선택하면 나중에 청구할 때 문제가 되므로 1급을 선택한다. 그리고 자격증을 파일로 첨부하는 부분이 있는데, 자격번호 등을 입력했으므로 파일첨부를 하지 않아도 된다. 굳이 첨부하고자 하면 자격증 파일이 PDF이면 첨부가 안 되고 JPG(JPEG)로 변환해야 한다. PDF 파일을 JPG(JPEG)로 변환하는 방법은 별도의 프로그램을 깔아야 하는 문제가 있다.

 

지금까지는 종사자 신고를 위한 사전 작업이었다면 이제부터는 공문 작성방법을 살펴보겠다. 상단메뉴 시, 군, 구 공문에서 '공문 작성'을 누르면 왼쪽의 많은 메 뉴 중 종사자와 장기요양기관이 보일 것이다.

요양시설 인력변경공문은 이상하게도 2개를 작성해야 한다. 왜냐하면 요양시설 (요양공동생활가정 포함)은 노인복지법상 노인의료복지시설이면서 동시에 장기요양기관 이기 때문이다. 여전히 이해가 안 되지만 동일한 공문을 두 번 작성해야 한다는 것을 꼭 기억하자. 대개 초창기에 발생하는 실수 중 하나가 인력변경공문을 하나만 작성하는 것이다.

① 먼저, 노인의료복지시설 공문에 해당하는 '종사자' 공문부터 살펴보자. '입퇴사보고 조회'를 클릭하면 화면에 아무것도 없어서 이상하게 생각되지만 오른쪽에 입사보고와 퇴사보고가 보일 것이다. 최초로 인력신고하는 것이니 입사 보고를 선택해야 하는데. 간혹 실수로 퇴사보고를 눌러놓고 고생하는 사람이 있다고도 한다.

② 공문 작성하는 화면이 보일 것인데, 공문- 입퇴사자명부 - 자격증명부 순서로 작업을 한다. 시 • 군 • 구 의견은 전송된 공문에 대해 시 • 군 • 구 담당자가 특별히 코멘트할 사항이 있을 때 보내주는 것이니 신경 쓰지 않아도 된다. 수신자는 시 • 군 • 구 지자체장(예: OO구청장), 보조기관은 시 •  군 • 구 담당자가 속한 부서장(예: 00 복지과장 또는 00 실장), 경유는 담당 공무원 이름을 적는다. 제목 은 간략하게 'OO요양원 입사자 보고' 등으로 작성하면 된다. 제목에 해당 기관 이름을 적어주면 담당 공무원이 업무 처리하는 데 도움이 된다고 한다.

③ 공문의 본문 작성방법은 기관마다 약간씩 차이가 있으니 기본 적인 사항을 참고해서 작성하면 된다. 별첨에 기재된 사항 중 근로계약서와 자격증 사본은 필히 파일 첨부해야 한다. 전산으로 공문을 작성하기 때문에 첨부서류는 모두 스캔을 받아 컴퓨터에 저장해 두고 파일을 첨부할 때 꺼내 써야 한다. 공문 작성을 마쳤으면 하단의 문서번호를 입력해야 하는데, 보통 기관명을 쓴 뒤 일련번호를 기입한다(예: 00-201600), 문서번호까지 마쳤으면 저장을 꼭 눌러야 한다.

④ 다음으로 입퇴사자명부를 선택해서 작업을 진행한다. 주의할 점은 기간에서 입사로 되어 있는지 퇴사로 되어 있는지, 입사기간이 적절한지도 확인해야 한다. 입사기간이 맞지 않으면 해당 직원이 보이지 않아서 계속 진행할 수 없다. 입사기간에 해당되는 직원들이 일렬로 보일 것이다. 보고할 인력을 선택한 후 하단의 ✓ 표시를 누르면 위쪽 박스에 있던 직원 이름이 아래 박스로 넘어온 다. 해당 직원을 체크하고 저장을 누른다.

⑤ 자격증명부는 이미 인사카드관리에서 입력해 놓은 것이 있으므로 자동으로 화면에 뜰 것이다. 바로 저장만 하면 된다.

⑥ 다시 공문으로 돌아와서 제대로 작성되었는지 살펴보자. 특히 오타나 띄어쓰기 등이 잘못되었는지도 살펴보자. 검토가 끝났으면 상단의 결재를 클릭한다. 외부공문을 내부 결재자가 결재했음을 확인하는 것이다.

② 공문 작성도 끝났고 결재까지 했으면 다 끝난 것 같지만, 시스템이라는 것이 사람을 아주 귀찮게 하는 경향이 있다. '출력'을 해야 한다. 그거야 알아서 할 일이지 지금 꼭 해야 하나? 생각이 들 것이다. '출력'은 단순히 프린트만 하는 것이 아니라 작성된 공문을 볼 수 있는 형태로 전환(생성)하는 단계이다. '생성' 해야 할 것과 그냥 출력이 가능한 것이 있는데, 생성을 누르고 약 3~5초 정 도 기다리면 PDF 파일로 된 공문이 화면에 보인다.

⑧ 문서를 출력했으면 시 • 군  •  구 전송을 클릭한다. 시 • 군 •  구 전송을 누르지 않는 실수는 빈번하게 발생한다. 출력물을 서류철에 보관하는 작업을 하느라 깜박 잊는 경우가 허다하기 때문이다. 시 • 군  • 구 전송을 누르지 않으면 담당 공무원이 해당 공문을 확인할 길이 없다. '공문관리'에서 공문 작성 및 전송 현황을 보면 시간 간격을 두고 시 • 군 • 구 전송 중 > 시 • 군 • 구 접수 >  시 • 군 • 구 승인 또는 반려 순으로 변한다. 공문 전송 이후 1시간만 지나면 바로 접수가 되지만 승인이 떨어지려면 공무원이 문서를 검토한 후 처리하는 것이므로 정해진 시간이 없다. 승인이 떨어졌으면 '종사자' 공문은 끝난 것이다.

 

2) 요양시설 인력변경공문

'인사카드관리'에 직원 정보가 입력되었고 '종사자' 공문을 완료했어도 인력변경 공문을 한 번 더 작성해야 한다.

① 종사자 공문 전에 인사카드관리에 입력했던 것처럼 인력변경공문을 작성하려면 인력변경관리를 먼저 해야 한다. 이것은 인사관리가 아니라 시 • 군 • 구 공문에서 작업을 한다. 공문 작성을 클릭하면 왼쪽 메뉴가 너무 많아서 혼란스럽겠지만 차분하게 메뉴 하단을 훑어보면 장기요양기관 하위항목에 인력변경관리가 보일 것이다. 인력변경관리로 들어가서 오른쪽 '행 추가'를 눌러보면 인사카드관리에서 입력한 직원이 나타난다. 해당 직원을 선택하면 기본적인 것은 입력되어 있지만 추가로 입력할 사항이 있는데 여기에서 실수가 많은 편이다. 바로 근무 형태가 문제인데, 전임과 겸임 그리고 시간제 중 어떤 것을 선택하는가에 따라 나중에 청구할 때 '가산'을 받지 못할 수도 있다. 인력 규정을 초과하여 직원을 채용했다면 가산을 받을 수 있는데 가산을 받고자 한다면 반드시 '전임'을 선택해야 한다. 예를 들어, 기존에 겸임으로 되어 있는 간호조무사 외에 추가로 간호조무사를 채용했다면 추가인력은 가산을 받아야 하므로 '겸임'이 아닌 '전임'을 선택해야 한다. 즉, 추가직원은 '전임'으로 처리하면 된다. 자주 하는 실수이니 꼭 기억해야 한다. 요양시설에서 시간제 직원은 많지 않지만 근로계약서상에 시간제로 되어 있으면 근무 형태를 시간제로 선택한다. 근무시작일자는 실제 처음 출근한 날짜를 선택한다.

② 인력변경관리를 마쳤으면 인력변경공문을 클릭한 후 '신규'를 선택한다. 공문 작성 화면이 나타나면 앞서 종사자 공문 작성방법과 동일하게 진행하면 된다. 그런데 여기에서 종사자 공문과 특별히 다르게 작성할 이유가 없으므로 종사자 공문에 작성된 내용을 복사해서 붙이기 하면 시간을 절약할 수 있을 것이다. 파일 첨부하고 문서번호 기재한 후 다음 단계 (변경신고서)로 넘어간다.

③ 변경신고서는 '종사자' 공문에는 없던 것이지만 작성방법은 단순하다. 변경내용에 '입사자 발생' 또는 '입사자 보고' 등 간단히 적고, 변경 전에 직원이 몇 명이었는지 숫자를 입력하고, 변경 후는 현재 보고 중인 한 사람을 추가한 숫자를 입력한다. 변경일자는 현재 공문 작성일로 하지 말고 실제 근무시작일을 선택한다.

④ 인력변경 현황은 앞서 '인력변경관리'에서 작업했기 때문에 해당 직원이 목록에 제시될 것이다. 해당 직원을 더블 클릭하면 위쪽 박스에서 아래쪽으로 이동한다.

⑤ 이제 작성할 내용은 모두 마쳤으니 '종사자' 공문 때처럼 결재 > 출력 > 시 • 군 •구 전송하면 공문 작업은 모두 끝났다.

 

3) 인력(변경) 신고를 깜빡하고 하지 못했을 때

이쯤에서 중요한 의문이 생긴다. 만약 깜박 잊고 인력(변경) 신고를 하지 않았다면? 또는 종사자 공문은 작업했는데, 인력변경공문을 작업하지 않았다면? 또는 공문 작업은 모두 했는데, 시 • 군 • 구 전송을 누르지 못해 담당 공무원이 승인해주지 않았다면 어떻게 될까? 정답은 '청구를 할 수 없다.'이다. 건강보험공단 청구에서 가장 중요한 것은 입소자에게 서비스 제공한 내역 및 종사자 근무내역이다. 종사자를 신고하지 않았으니 근무내역도 작성이 불가능한 것이다. '사회복지시설정보시스템'에서 인력(변경) 신고를 하고 담당 공무원이 승인해 주면 인력에 관한 정보가 '장기요양시스템'으로 자동 연동된다. 만약, 직원이 인력(변경) 신고를 하지 못해서 청구하지 못하게 되면 매우 심각한 상황이다. 이런 사태를 피하고자 한다면 시 •군 •  구 담당 공무원에게 부탁해 보는 수밖에 없다. 공단에 청구하다 보면 아무리 기억이 나쁜 사람도 인력(변경) 신고를 하지 않았다는 것과 실수가 있었음을 알아차리게 된다. 이때 너무 당황하지 말고 공문을 빨리 작성하거나 수정한 후 담당 공무원에게 부탁해야 한다. 그리고 승인을 서둘러해 달라고 하면 된다. 평상시 담당 공무원과 좋은 관계를 유지해야 하는 이유가 여기에 있다.

 

4) 재가기관용 사회복지시설정보시스템

재가기관용 시스템은 메뉴가 시 • 군 •  구 보고, 간편 입력, 공통관리 이렇게 3가지 밖에 없다. 시스템을 구동시키려면 시설코드를 재가기관용으로 선택해서 로그인한다. 요양시설에서는 똑같은 공문을 종사자와 인력변경공문 이렇게 2개 작성해야 했지만 재가기관은 인력변경공문만 작성하면 된다. 간편해서 좋긴 한데 왜 이런 차이를 두는 것일까? 지자체의 기존 사회복지시설에 대한 관리체계는 잘 정비되어 있으나 장기요양기관에 대해서는 뭔가 정비가 안 되었거나 법적으로도 검토할 사항이 많기 때문이라 판단된다. 재가기관의 인력변경공문작성은 요양시설과 기본적으로 동일하다. 다만, 인력에 관한 기본 정보를 입력하는 방법에서 차이가 있다.

① 직원의 기본사항 입력은 상단 메뉴 중 시 • 군 •  구 공문이 아니라 '간편 입력'에서 작업한다. '간편 입력'은 요양시설에서 '인사관리카드'를 입력하는 기능을 한다. 화면을 열어 신규를 클릭하고 공란에 정보를 입력하여 저장하면 된다.

② 간편 입력을 마쳤으면 '시, 군, 구 공문'으로 돌아와서 '인력변경관리'에 기본 사항을 입력해주어야 한다. 인력변경관리에서 하는 작업은 요양시설에서 살펴본 방법대로 진행하면 된다.

③ 인력변경공문 역시 요양시설에서 살펴본 방법으로 진행하면 된다.